El triángulo de hierro de los proyectos

Hagas lo que hagas ,ahí está... el triángulo de los proyectos.

Todos los proyectos tienen una característica que pase lo que pase no te vas a poder quitar: el triángulo de hierro.

Algo que debes tener clarísimo es: los proyectos tienen recursos limitados. 

Siempre debes tener en la mente la relación entre costo, tiempo y alcance. Si cualquiera de esas características varía, afecta a las demás y habrá que balancearlas para que la calidad siempre se mantenga. 

Es muy importante que lo conozcas porque te va a permitir tomar decisiones o que puedas negociar con tus clientes en caso de que algo esté por salir de lo planeado. 

Acompáñame en este artículo en el que vemos de qué se trata y su importancia. 

¿Qué es el triángulo de hierro? 

También se le conoce como triángulo de acero, triángulo de los proyectos, triángulo de oro, o triple restricción.

Mi experiencia con proyectos es más tradicional (o de cascada) así que me voy a basar en eso para platicarte de qué se trata éste concepto. 

Introducción

Pensemos en que después de mucho esfuerzo y trabajo ya te llevaste ése deseadísimo proyecto… ¡A todo dar!

A partir de este punto, quieras o no, tu proyecto ya tiene un triángulo de hierro tatuado en la piel que puedes ver en el siguiente gráfico.

La trifuerza de los proyectos. 
Un tirángulo con las siguientes leyendas en cada arista: Tiempo, Alcance, Costo. En el centro del triángulo, calidad. Hacemos referencia a la Trifuerza de Zelda.

Como te puedes dar cuenta (además de que hice un pequeño homenaje a Zelda jojojo), tenemos en cada punta del triángulo una característica del proyecto.  

A continuación vamos a dar un pequeño repaso a estos conceptos. . 

Costo

Poderoso Caballero... el buen dinero...

La lana, la pasta, la plata, el dinero pues… es el combustible para poder llevar a cabo el proyecto. Sin este recurso, no tenemos como pagarle a la gente , comprar materiales, rentar equipo, etc… 

Aquí no estoy hablando de caro o barato o si en la estimación quedaste alto o bajo de fondos; en cuanto entregamos una cotización y nos dan una Orden de compra, ya tenemos un presupuesto fijo y un límite de recursos. Esta es nuestra restricción de costos.

Alcance

El alcance de trabajo de tu proyecto es una característica muy importante.

¿Para qué nos están contratando? Puntualmente, ¿Que actividades tienes que realizar? ¿Te tienes que apegar a alguna norma? 

Aquí está la carnita del proyecto; como ya hemos mencionado antes, esto es lo que te tienes que saber al 100%

El alcance es una restricción, no podemos hacer más de lo que nos pide el alcance porque estaríamos usando recursos que no consideramos y van a salir de la bolsa de la empresa, ni cosas de menos, porque estás obligado mediante la orden de compra (por cierto, queridos clientes, la Orden de compra también es una restricción para ustedes, no tenemos varita mágica). 

Aquí es muy importante que al momento de hacer una cotización seas extremadamente detallado  en lo que vas a hacer. También, hay que leer una y otra vez todos los documentos que nos entreguen para realizar la cotización, si el cliente lo quiere rosa, pues rosa tendrá que ser, no importa que para ti sea lo mismo… si lo puso en el requerimiento, píntaselo ( y cóbraselo)  del color que quiera.

Es muy común que los Clientes empiecen a pedir un poco más de lo que se acordó con la orden de compra. Aquí hay que tener cuidado, porque aquí entra el servicio al cliente, y hay que ser hábiles para determinar si te conviene hacerlo “de a gratis” o si definitivamente tendrás que considerarlo como adicional. De este tema hablaremos en otro artículo en el futuro.

Tiempo

Correo que te alcanza, ¡el tiempo vuela!

Me parece que no hay mejor ejemplo que el Tiempo para hablar de recursos limitados; cada día tiene 24 horas y cada año 365 días; no se puede comprar, ni extender, ni nada… todos estamos así de restringidos.  

Si volteamos otra vez a la manera en que estimamos los costos del proyecto: hay dos factores del tiempo que tenemos que considerar. 

Primero: el tiempo total que tenemos para hacer el trabajo (si empezamos en enero y tenemos que entregar en diciembre son 12 meses) y el segundo es la ventana de tiempo que tienes para hacer las actividades (habrá actividades que sólo se pueden realizar los domingos que planta no produce). 

Estas dos facetas del tiempo son muy importantes para entender las restricción correctamente.

Calidad

La Calidad la tienes que cuidar muchísimo.

Al centro del triángulo, tenemos la calidad. Esa es la joya papá, no la puedes bajar, porque tu nombre y el de tu compañía está en juego, es lo que te va a dar la oportunidad de ganarte más chambas. 

Es muy importante que ya conozcas (o si no conoces, tienes que aprender de volada) cuáles son los criterios de aceptación de calidad del cliente según los estándares de tu industria.

Hay cosas que no importa el cliente que sea, por el tipo de trabajo ya hay criterios que son aceptables; para verlo sencillo, una pared pintada si está toda chorreada, no es un buen trabajo, sea el cliente que sea. 

Además, hay puntos específicos que cada cliente acepta o no, por ejemplo, que la pintura debe tener 3 manos en todas las construcciones, pueden ser un estándar de un cierto corporativo…  por decir cualquier cosa. 

Los clientes te pueden perdonar que seas caro o tal vez hasta lento, pero nunca te van a perdonar que seas mal hecho. 

La relación entre todas ellas

Las tres características se relacionan.

Bueno, ya dimos un repaso muy general de todos los componentes del triángulo de hierro. ¿Y ahora?

Como te habrás dado cuenta, cuando mueves cualquiera de los elementos, todos los demás se van a ver afectados. 

Si pensamos en qué la calidad es el área del triángulo y como lo habíamos platicado está siempre se debe mantener, cuando mueves una de las aristas (una de las puntas), las demás tendrán que desplazarse para mantener la calidad.

O sea, si se reduce el tiempo para hacer la tarea, vas a tener que meter más recursos, lo que hará más caro mantener la calidad o tendrás que hacer lo mínimo indispensable para que sea funcional el proyecto (no estamos hablando de bajar la calidad, sino de hacer menos chamba, pero la que se haga debe de quedar al 100%).

¿Para qué sirve? 

Bueno, y a todo esto, ¿para qué nos sirve saber todo esto?

A continuación, te menciono algunos porqués

Para mejorar la eficiencia de tu equipo. 

Toma de decisiones de manera efectiva pensando en la relación del triángulo de hierro de los proyectos.

Imagínate que ya estás en medio del proyecto y te das cuenta de que ya vas tarde con lo que tienes que entregar. Las fechas de entrega se acercan y tienes la junta del miércoles con los clientes; ya sabes que te van a preguntar por cosas que todavía no tienes y ya sientes la friega que te van a meter…

Bueno, lo primero que tienes que tener es un plan de cómo te vas a salir de este problema (y digo cómo te vas a salir tú porque tú eres la cara de la compañía, contigo va toda la banda). 

Y qué crees, la mayoría de las soluciones van a tener que ver con el triángulo de acero del proyecto:

  • ¿Hay algo que puedas dejar para una fecha posterior?
  • ¿Puedes traer materiales de otro lado (importarlos)?
  • ¿Puedes abrir un turno de noche?
  • ¿Puedes contratar a otra compañía para reducir el alcance (lo vas a tener que pagar tú)?

Todas estas son opciones que te pueden ir sacando del apuro. Aquí es donde el callo que vayas agarrando te va a decir para dónde ir y cuál va a ser el menor impacto en tu proyecto.

Para negociar

Ten mejores herramientas para negociar con el triángulo de hierro en la mente.

Muy relacionado con el punto anterior, ¿ya tienes tu plan? es necesario presentárselo al cliente. 

Ya hablaremos en otra ocasión de los clientes, pero en general, no le importa absolutamente nada más que resolver su problema. No el tuyo, el de él.

No es mala onda, no es que sean malas personas, simplemente es la realidad. 

Entonces, volvemos a entrar al triángulo de hierro del proyecto de tu cliente, ¿Qué es importante y qué no para ella (o él)? Si te plantas desde su punto de vista y lo alineas con lo que te conviene a ti, vas a poder llegar a un acuerdo. 

Por otro lado, si ahora tu cliente tiene un problema y necesita crecer el alcance, podrás negociar con él de acuerdo a tus restricciones.

Para vender

Piensa en las prioridades de tu cliente y en su enfoque del triángulo de hierro para poder darle un mejor servicio.

Muchas veces los clientes no saben qué quieren exactamente o piden la luna y las estrellas. 

Aquí entra nuestro conocimiento para entender el problema que quieren solucionar y ofrecer una solución que se ajuste a sus necesidades. 

Tal vez el cliente puede pedir muchísimas cosas en un tiempo imposible. Bueno, aquí podemos hacer una propuesta balanceando las tres aristas del triángulo y ofrecer algo pueda pagar, hacer un programa de trabajo extendido dando prioridades a las actividades, o definitivamente, eliminando características del alcance que tu cliente no necesita. Esto va a hacer que tu cliente confíe más en ti… por favor, no lo decepciones y cumple.

El triángulo de hierro nos ayuda a tener el panorama completo e integral de la solución que estamos ofreciendo.

Conclusiones

No es que haya una junta para definir el triángulo de acero del proyecto; tampoco se hace una presentación en la que muestres en una gráfica el triángulo con tres valores; la restricción existe le hagas caso o no. 

No es una elección o algo que uses; simplemente está ahí y entender cómo se relacionan estos tres elementos en tu proyecto va a permitirte tomar mejores decisiones y dar un mejor servicio.  

Espero este artículo te haya servido de algo. Por favor, regálame un comentario diciéndome: qué te gustó, qué no te gustó, qué me faltó, qué me sobró… o lo que tú quieras.

¡Un abrazo!

Andrés